Um Congresso Online (Summit) é ainda uma forma pouco divulgada de captar pessoas mais envolvidas com o tema do evento e interessadas em participar.
A sua duração é variável, mas geralmente, iremos encontrar congressos online com 3 ou 7 dias.
Durante esse tempo, vários palestrantes são chamados a partilhar uma visão sobre o mesmo tema, mas sobre diferentes ângulos e perspetivas (geralmente 3 palestrantes por dia), o que torna o evento muito mais rico em partilha e conhecimento.
Esses eventos podem ser totalmente gravados ou serem feitos com streaming em direto e por isso a sua operacionalização é substancialmente diferente.
Mas como organizar um evento destes?
Os seis tópicos abaixo, são os principais para um congresso online bem-sucedido:
1) Planeamento - Este é o ponto de partida e o que não pode mesmo deixar de existir num evento desta envergadura. São muitos os pormenores e os detalhes envolvidos, mas o que não pode mesmo deixar de considerar é:
Datas para o evento (evitar sobrepor com datas festivas, com grandes eventos ou com menos afluência).
Convites e gestão dos palestrantes – o que irá ocupar a maior parte do tempo na preparação do congresso. Se for um evento de 7 dias com 3 palestrantes por dia, estamos a considerar já 21 especialistas.
Distribuição de tarefas pela equipa – idealmente não deverá preparar um Summit sozinho(a). Apesar de ser exequível pode tornar-se uma experiência tão intensa quanto avassaladora. Então ter os papeis e as tarefas bem distribuídos irá contribuir para que tudo corra de forma fluída.
Escolha do local para gravar o evento ou fazer streaming em direto – Aqui pode contar com o Palco22 para o(a) ajudar nesta tarefa. É algo que pode delegar a profissionais por completo e usar um estúdio que se pode converter e adaptar às suas necessidades.
Considerar na agenda do evento momentos para participação entre a audiência e os palestrantes, não só para enriquecer a partilha de informação, como para promover dinâmicas e interação. Uma vez mais, o Palco 22 pode ajudar na preparação dessa agenda e na divisão dos participantes em várias salas virtuais para poderem interagir.
2) Comunicação – Outra chave fundamental para o Summit. Há 3 pilares principais a ter em conta:
Comunicação com os palestrantes – Tem que ser bastante clara e organizada e caso eles partilhem o evento com a sua própria audiência, saberem exatamente o quê e como comunicar.
Comunicação com a audiência – Desde o momento em que manifestam interesse em participar, durante o evento e mesmo após o evento. Esta comunicação pode ser por email, sms, redes sociais e mesmo por telefone.
Comunicação com entidades e organismos que podem oferecer algum tipo de patrocínio ou divulgação do evento.
3) Operacionalização – Um Summit online tem uma engrenagem algo complexa e por isso é importante ter todas as peças bem interligadas. Alguns “papeis” a desempenhar são:
Organizador do Summit - quem dá a cara pelo Summit e é o seu principal interlocutor
Copywriter – para escrever todo o conteúdo de comunicação
Webdesigner – para criar toda a parte gráfica digital
Gestor de tráfego – para captar audiência mais qualificada para se inscrever no evento
Produtor/Realizador – para ajudar na organização, planeamento e realização do evento
Relações públicas – para contactos com palestrantes e entidades e organismos (privados ou públicos)
Suporte – tanto a dúvidas genéricas sobre o evento em si, como para ajudar com os acessos informáticos
4) Suporte – Idealmente contar com uma central de perguntas e respostas, live chat, WhatsApp e email para poder esclarecer a audiência no meio que lhes for mais conveniente.
5) Divulgação – Começar a divulgação entre 30 a 45 dias antes da data do evento e continuar a divulgar e a captar novos participantes, mesmo durante o Summit. Caso o evento fique gravado, pode disponibilizar mais tarde um “Summit on demand”, ou seja, a visualização do Summit passa a ser feita individualmente, a partir do dia em que se tem acesso aos conteúdos do mesmo.
6) Monetização – nem todos os eventos são pagos. Muitos são feitos de forma gratuita (com venda dos conteúdos à posteriori em formato opcional). Outros têm apoios e patrocínios o que dá suporte a todo o trabalho que tem que ser desenvolvido para que o evento aconteça. No entanto, caso tenha a possibilidade de vender os conteúdos posteriormente, poderá vir a rentabilizar todo o investimento ao longo de um tempo alargado.
Uma coisa é certa: um evento desta dimensão irá dar-lhe mais visibilidade, trazer para o seu meio pessoas ativamente interessadas no tema que divulga, criar novos contactos e novas possibilidades que se poderão manifestar até em futuras edições. Algo que pode deixar uma tradição e um legado para o futuro.